Закрывающие документы от агента для бухгалтерии импортёра

Документооборот при оплате через агента

Сначала вы подписываете агентский договор и заполняете поручение по шаблону Юнайтед Стрим. На основании поручения мы выставляем счёт в рублях. Вы оплачиваете его внутри России — это единственный платёж с вашей стороны. Затем иностранная компания из нашей платёжной структуры переводит валюту поставщику.

После этого вы получаете два комплекта документов:

• SWIFT-подтверждение — направляем сразу после отправки денег поставщику. Оно подтверждает отправку платежа.
• Закрывающий пакет — передаём после подтверждения зачисления денег поставщику. В него входят отчёт агента, проформа-инвойс и поручение на исполнение платежа. Вы и Юнайтед Стрим подписываете пакет, после чего сделка закрывается.

SWIFT-подтверждение позволяет проверить отправку денег, а отчёт агента служит закрывающим документом по вашему рублёвому платежу.

Срок отчёта задаёт агентский договор. Согласно п. 1 ст. 1008 ГК РФ, агент представляет отчёты в порядке и в сроки, которые предусмотрены договором. Без такого условия отчёты представляются по мере исполнения договора либо по окончании его действия. Условие об отчётности разобрали в статье об агентском договоре на оплату зарубежному поставщику.

Если закрывающего документа нет потому, что платёж до поставщика не дошёл, действует другой порядок, и его разобрали в статье о зависшем или вернувшемся платеже.

Что важно: контракт и инвойс остаются между клиентом и поставщиком. Поэтому контракт на учёт ставит клиент как сторона контракта, и справку о подтверждающих документах подаёт тоже он. Ведомость банковского контроля ведёт уполномоченный банк. Валютный контроль за клиента мы не ведём и документы на постановку не подаём, при этом консультируем клиента и предоставляем документы по запросу банка. Банк, в котором контракт стоит на учёте, сверяет платёж с условиями контракта и может запросить отчёт агента с приложениями как часть досье сделки. Расхождения в суммах и реквизитах на практике становятся частой причиной запросов и задержек.

Платёж поставщику сходится с контрактом по назначению платежа

Иностранной компании в инвойсе поставщика нет. Её видят только банк поставщика и сам поставщик, когда деньги приходят на счёт, и этот платёж банк сопоставляет с контрактом по назначению платежа.

В назначении платежа указаны номер и дата контракта и краткое описание предмета поставки. Кроме назначения банк получателя сверяет реквизиты и документы, которые у него уже есть, и отдельного заявления на зачисление поставщик не подаёт. Формулировку назначения согласуют стороны контракта, клиент и поставщик, а мы переносим её в платёжное поручение без изменений.

Поручение клиента исполняет Юнайтед Стрим, а валюту поставщику на банковском этапе отправляет компания-плательщик из нашей структуры. Эта компания участвует в сделке потому, что банк или сам поставщик может не принять прямой платёж с участием российской стороны. Ход сделки целиком разобрали в статье о платёжном агенте при оплате поставщику за рубежом.

Состав отчёта агента и его приложений

В отчёте агента Юнайтед Стрим пять частей. Вместе они подтверждают исполнение поручения и служат основанием для признания расхода, поэтому отчёт и есть закрывающий документ по сделке.

• Реквизиты документа.
  

  Наименование «Отчёт агента», дата и номер, ссылка на агентский договор с его номером и датой, а также поручение, по которому отчёт составлен.

• Суть исполнения.
  

  Перевод средств поставщику с номером и датой платёжного поручения, реквизиты получателя, даты операций и суммы. Сумма, перечисленная поставщику, агентское вознаграждение и возмещаемые расходы, например банковские комиссии и конвертация, указаны раздельно.

• Финансовый итог.
  

  Расчёт вознаграждения процентом или твёрдой суммой и итоговая сумма по сделке.

• Приложения.
  

  Выписки банка, подтверждения платежей, счета или акты по возмещаемым расходам. Согласно п. 2 ст. 1008 ГК РФ, если агентским договором не предусмотрено иное, к отчёту прилагаются необходимые доказательства расходов, произведённых агентом за счёт принципала.

• Подписи.
  

  Подпись уполномоченного лица с расшифровкой должности и печать при её наличии. Если стороны согласовали электронный документооборот, допускается электронная подпись.

Установленной формы у отчёта агента нет. Форму стороны вправе согласовать в договоре или приложении к нему. Без согласованной формы отчёт составляется в свободной форме с тем же составом сведений и с приложениями. Обязательные реквизиты первичного учётного документа установлены ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ о бухгалтерском учёте. Это наименование и дата документа, наименование составителя, содержание и величина операции, должности и подписи ответственных лиц с расшифровкой. Отчёт с перечисленным составом эти реквизиты содержит, поэтому основанием записи в учёте служит отчёт.

Инвойс поставщика и банковские подтверждения в приложениях составлены на иностранном языке. Рекомендуем подготовить их построчный перевод до того, как документы попадут в учёт. Согласно п. 5 ФСБУ 27/2021, первичный учётный документ на иностранном языке должен содержать построчный перевод на русский язык. Исключение в стандарте одно — документы, которые по законодательству страны ведения деятельности за рубежом составляются на её языке.

Отдельного акта в закрывающем пакете нет, потому что документом об исполнении поручения по агентскому договору служит отчёт агента, а вознаграждение указано в нём отдельной позицией.

30 дней на возражения по отчёту агента

На возражения по отчёту у клиента есть 30 дней с даты его получения, если договором не предусмотрен иной срок. При отсутствии возражений в этот срок отчёт считается принятым (п. 3 ст. 1008 ГК РФ). День получения отчёта совпадает с днём получения закрывающего пакета, потому что Юнайтед Стрим передаёт отчёт в его составе.

Размер вознаграждения в отчёте совпадает с размером из коммерческого предложения и договора, потому что валюта платежа и вознаграждение закреплены до оплаты. Из чего складывается вознаграждение, разобрали в статье о комиссии платёжного агента. Рекомендуем за этот срок сверить отчёт с инвойсом и поручением по суммам, реквизитам получателя, номерам контракта и инвойса и датам операций. Вознаграждение и возмещаемые расходы указаны в отчёте раздельно, и это разделение тоже входит в сверку. Если при сверке найдена ошибка, клиент заявляет агенту возражения в тот же срок.

Проводки при оплате поставщику через агента

В учёте клиента по этой сделке отражаются три операции. Первая — перечисление рублей агенту. Вторая — закрытие долга перед поставщиком по отчёту агента. Третья — признание вознаграждения агента. Рублёвый платёж агенту расходом клиента при этом не становится. Согласно п. 3 ПБУ 10/99, выбытие активов в порядке предварительной оплаты работ и услуг и в виде авансов в счёт их оплаты расходом организации не признаётся. Поэтому до отчёта перечисленная сумма остаётся в учёте задолженностью агента.

Расход появляется по исполнению поручения, а факт исполнения оформляет принятый отчёт агента. Долг перед поставщиком по контракту закрывается на дату исполнения поручения, которая указана в отчёте. Вознаграждение Юнайтед Стрим клиент несёт как самостоятельное обязательство, и в учёте оно отражается отдельно от суммы, ушедшей поставщику, так же как в самом отчёте.

Если платёж идёт за товар или материалы, вознаграждение в бухгалтерском учёте входит в фактическую себестоимость запасов как иные затраты, связанные с их приобретением (подп. «е» п. 11 ФСБУ 5/2019). Отнести его на расходы на продажу нельзя, потому что по п. 21 туда при торговой деятельности включаются только затраты по заготовке и доставке товаров до центральных складов. Организация с упрощённым учётом вправе считать себестоимостью запасов только суммы, уплаченные поставщику. При таком способе вознаграждение признаётся расходом того периода, в котором понесено (п. 17 того же стандарта).

В налоговом учёте место вознаграждения зависит от того, что куплено. Если это сырьё или материалы, вознаграждение входит в их стоимость как комиссионное вознаграждение посреднической организации (п. 2 ст. 254 НК РФ). Если это товары для перепродажи, порядок формирования их стоимости компания выбирает в учётной политике и применяет не менее двух налоговых периодов (ст. 320 НК РФ). Если оплачены работы или услуги, вознаграждение относится к прочим расходам как комиссионный сбор за услуги сторонней организации (подп. 3 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Конкретную корреспонденцию счетов бухгалтер берёт из учётной политики своей компании, потому что рабочий план счетов утверждает сама организация (п. 4 ПБУ 1/2008). Что закрепляется в курсе заранее и где остаётся курсовой риск, разобрали в статье о курсе при оплате поставщику через агента.

Подтверждение расхода для налога на прибыль

Расход по сделке подтверждает комплект документов целиком. Документы иностранного поставщика входят в него в том виде, в каком они оформлены по местным законам. В комплект входят агентский договор, поручение на исполнение платежа, отчёт агента с приложениями, инвойс с контрактом и другие документы поставщика, а также платёжные подтверждения, выписки и SWIFT-подтверждение.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ, расходы признаются, если они экономически оправданы и подтверждены документами. Подтверждением по этой норме служат и документы, оформленные по обычаям делового оборота иностранного государства, на территории которого произведены расходы. Та же норма допускает документы, косвенно подтверждающие расход, например отчёт о выполненной работе в соответствии с договором. Требование о семи обязательных реквизитах первичного учётного документа обращено к российскому учёту, и к инвойсу или упаковочному листу поставщика оно не применяется. От иностранных документов требуется, чтобы из них однозначно следовали стороны, предмет, сумма, валюта, сроки и факт исполнения.

Если комплект не позволяет однозначно подтвердить факт и размер расхода, риск отказа в его признании возрастает. Обосновывать расход при камеральной или выездной проверке в этом случае приходится самой компании. Формальная неточность в документах сама по себе основанием для отказа не является. Согласно п. 3 ст. 54.1 НК РФ, подписание первичных документов неустановленным или неуполномоченным лицом, нарушение контрагентом налогового законодательства и возможность получить тот же результат другой сделкой сами по себе уменьшение налоговой базы неправомерным не делают. Основанием служит искажение сведений о фактах хозяйственной жизни (п. 1 той же статьи), поэтому сумма, получатель и назначение платежа в отчёте, инвойсе и поручении должны совпадать.

Первичные учётные документы хранятся не менее 5 лет после отчётного года (ч. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ), поэтому рекомендуем хранить весь комплект по сделке в течение того же срока.

Кто в этой сделке налоговый агент по НДС

Обязанности налогового агента по НДС идут за статусом покупателя, и покупателем в этой сделке остаётся клиент. Инвойс выставлен на него, и сторонами контракта остаются он и поставщик. Согласно п.п. 1–2 ст. 161 НК РФ, налоговым агентом клиент становится при приобретении у иностранного поставщика, не состоящего на учёте в налоговых органах России, товаров, работ или услуг, местом реализации которых признаётся территория России. Товар, который поставщик отгружает из-за рубежа, под это условие не подпадает.

Статус покупателя не меняется от того, что валюту поставщику перевела компания-плательщик, поэтому и обязанность на Юнайтед Стрим не переходит. НДС при ввозе товара клиент платит на таможне, на практике этим занимается его таможенный брокер.

С чего начать

Состав закрывающего пакета по сделке известен до подписания договора. Для коммерческого предложения пришлите инвойс поставщика, а для договора понадобятся реквизиты вашей компании или ИП. Если инвойса ещё нет, для предварительного расчёта достаточно валюты, суммы и направления платежа, никаких обязательств на этом этапе не возникает.

Со своей стороны, мы:

• Фиксируем валюту платежа и размер вознаграждения в коммерческом предложении и договоре до оплаты.
• Направляем SWIFT-подтверждение после отправки валюты поставщику, а после расчёта передаём закрывающий пакет с отчётом агента.
• Указываем в отчёте платёж поставщику, вознаграждение и возмещаемые расходы раздельно и прикладываем выписки банка, подтверждения платежей и счета по возмещаемым расходам.
• Предоставляем документы по сделке по запросу уполномоченного банка и консультируем по валютному контролю, который остаётся на стороне клиента.

Рассчитайте условия сделки — по реквизитам компании и инвойсу поставщика.